Așteptați-vă pe neașteptate - Cum să introduceți gestionarea datelor într-o companie de escaladare de peste 600+

În urmă cu câțiva ani, am vrut să aflu numărul de angajați Netguru care nu aveau misiuni facturabile sau erau disponibili pentru noi, cu scopul de a îmbunătăți procesul de programare. La acel moment, baza noastră de date internă nu a putut să prezinte aceste informații într-un singur loc. Întrucât a fost esențial pentru performanțele noastre, a trebuit fie să ne îmbunătățim sistemul actual, fie să îl creăm unul nou de la zero. În cele din urmă, am decis să-l rezolv prin dezvoltarea sistemului nostru într-un centru de comandă la nivelul întregii companii, unde o nouă atribuire „internă” pentru toate cazurile de disponibilitate / non-bilabilitate pe care le căutam era doar una dintre caracteristici.

Părea să funcționeze bine până la un atelier intern pe care l-am avut acum câteva săptămâni. În mijlocul discuției ne-am dat seama că, chiar dacă (probabil) aveam toate datele necesare, nu am putut să oferim câteva informații pe care le căutam. Iar motivul a fost soluția cu care am venit cu doi ani mai devreme. Așa că a trebuit să ne regândim din nou demersul. Fiecare companie de scalare se confruntă cu probleme similare - iată povestea noastră și modul în care am reușit să rezolvăm problemele noastre.

În trecut, companiile funcționau într-un mediu extrem de previzibil, unde proiectele și contractele au fost semnate pentru anii următori, oferind stabilitate și securitate. În astfel de condiții, atât veniturile, cât și costurile obișnuite erau foarte previzibile.

Aceste zile sunt de mult apuse, deoarece lumea de astăzi este mult mai dinamică ca niciodată. Din punct de vedere al afacerii, această dinamică vine cu două elemente cruciale:

  • Mediu rapid. Pentru a supraviețui, companiile moderne trebuie să experimenteze și să repete în mișcare; un astfel de mediu necesită trecerea la operațiuni pe termen scurt (luni în loc de ani) și validarea rapidă a ideilor (MVP) pentru gestionarea sănătoasă a costurilor și a profitului.
  • Flexibilitate. Transformarea digitală a făcut posibilă reacția la tendințele și tendințele pieței literalmente în câteva minute. Această abilitate face mai ușor pentru întreprinderi să apeleze la oportunități noi, sensibile la timp și să reducă la minimum pierderile în cazul riscurilor și eșecurilor de afaceri.

Netguru este o consultanță digitală, oferind servicii care variază de la idearea și proiectarea produselor până la dezvoltare și întreținere. Previzibilitatea costurilor pe termen lung este unul dintre factorii cheie pentru asigurarea creșterii stabile a întreprinderilor bazate pe tehnologie, precum a noastră. Cu cât predicțiile noastre sunt mai corecte, cu atât sunt mai mari șansele ca noi să livrăm KPI-uri de afaceri, să angajăm noi talente sau să mutăm resurse interne acolo unde ar fi cel mai mult nevoie.

Problema este că pentru a face predicții exacte ale procesului, trebuie să priviți continuu spre viitor și să reduceți gradul de incertitudine. Există două mijloace de bază care vă pot ajuta aici:

  • Construirea de predicții pe date precise și calitative;
  • Scurtarea ciclului de viață al recrutării.

Cele de mai sus sunt valabile pentru fiecare afacere la care mă pot gândi. Să luăm UBER de exemplu:

  • Pentru a oferi un moment de sosire fiabil, aplicația UBER trebuie să analizeze datele de trafic în timp real importate din mai multe surse;
  • Pentru a acoperi o cerere în creștere rapidă pentru călătorii în anumite zone, UBER trebuie să ajusteze procesul de recrutare și să diversifice sursele de mașini și șoferi;
  • Pentru a crește NPS, îmbunătățirea UX-ului și, în general, accelerarea întregului proces de comandă a rulajului ar putea fi cruciale.
Foto: Achim Pock / unsplash.com

Combinarea celor trei lucruri de mai sus oferă cea mai bună modalitate de a vă pregăti afacerea pentru viitor - puteți trece de la pierderea unui client semnificativ la îmbrățișarea de soluții noi, potențial profitabile, prin talentele existente. Desigur, uneori este greu să fii atât de flexibil, mai ales când:

  • A spune „nu” unui client poate duce la pierderea încrederii;
  • Nu ne putem permite să ne pierdem marja.

În afară de aceste situații, capacitatea maximă de adaptare la situația actuală este crucială pentru asigurarea creșterii companiilor moderne. Se aplică în special firmelor care oferă servicii digitale - cum ar fi Netguru - unde ciclurile ofertei și cererii sunt mult mai lungi decât predictibilitatea câștigării și menținerii unui anumit proiect sau client.

Deci, cum abordăm o astfel de provocare la Netguru? Există două fundații care ne ajută nu numai să asigurăm o creștere rapidă, ci și să creștem mai repede decât alți jucători de pe piață (creștere de 120% în 2018, țintă de creștere de 50% în 2019):

  • Agil. Datorită acestei metodologii la nivelul întregii companii, am reușit să valorificăm întregul potențial al talentelor noastre, de ex. sprijinirea consultanților noștri de dezvoltare în îmbrățișarea noilor tehnologii care sunt / vor fi la cerere. De asemenea, ușurează găsirea unor puncte slabe pe fiecare proiect și alegerea instrumentelor potrivite pentru a rezolva problemele rezultate.
  • Strategia de gestionare a datelor. De acum înainte mă voi concentra asupra acestui aspect.

La început, ne-am folosit pentru mai multe aplicații și sisteme. Nu a existat un mediu unificat în care datele să fie colectate, analizate și transformate în perspective. Drept urmare, nu a existat un singur punct de adevăr și fiecare instrument ar putea conduce la idei diferite decât altele, provocând haos informațional și afectând exactitatea predicțiilor noastre.

Primul pas pentru a-l schimba a fost să ne dăm seama de fapt că avem deja datele de care avem nevoie.

Ceea ce ne bloca a fost lipsa unei strategii de gestionare a datelor. Aveam nevoie să începem să ne gândim la date, să facem punctul de plecare al tuturor operațiunilor noastre, dar, în același timp, a fost important pentru noi să reducem numărul de instrumente la minimum. Drept urmare, am construit un ecosistem integrat de gestionare a datelor care ne permite să colectăm și să analizăm informațiile corecte, agregând date de la fiecare unitate de afaceri.

Iată câteva exemple despre cum a funcționat înainte și după ce am introdus noua abordare a datelor pentru fiecare unitate de afaceri.

1. Planificarea numărului de companii

Înainte: obișnuiam să recrutăm talente în funcție de nevoile noastre actuale și de ceea ce simțeam că se poate întâmpla în viitorul apropiat. Totul a fost de gândire în cea mai bună măsură.

Acum: putem prezice grupul de talente pe care trebuie să-l angajăm înainte ca fiecare trimestru să înceapă, defalcat în stive de tehnologie, servicii, nivel de vechime, etc. Mulțumind îmbunătățirii predictibilității numărului nostru, putem asigura dimensiunea corespunzătoare a fiecărei echipe de service. clienții noștri. În cazul în care apar evenimente pe parcursul fiecărui trimestru, am putea ajusta planurile pentru numărul de fonduri datorită metodologiei Agile. Folosim Workable în scopuri de recrutare.

2. Generarea plumbului de intrare

Înainte: obișnuiam să ne concentrăm pe obținerea din ce în ce mai mult de clienți și să încercăm să îi facem interesați de oferta noastră.

Acum: am construit o strategie complexă de marketing intern, care alege în mod automat oportunități de înaltă calitate și le îngrijește cu atenție de-a lungul pâlniei de marketing până când sunt gata să devină o oportunitate de vânzare. Există mai multe campanii de conținut pe care le folosim (de la angajatorul de marcare pentru a reacționa la dezvoltarea nativă) - toate construite și gestionate folosind HubSpot.

3. Prezicerea ratelor de succes ale proiectului

Înainte: am putut doar să prezicem cum un proiect ar merge cu o precizie de 40 la sută. Am folosit instrumente de cea mai bună calitate (Salesforce, Jira, Github), dar nu au convergent bine. Rezultatul a fost că nu ne-ar oferi datele necesare pentru a crea valori și pentru a lua decizii bune.

Acum: de vreme ce Salesforce era deja folosită la Netguru, ne-am mutat la acest instrument cu programarea și am integrat alte puncte de date (Jira, Github) cu acesta. Afișarea datelor din Salesforce în contextul potrivit (de afaceri și proiect individual) ne-a îmbunătățit procesele, ne-a ajutat să ne organizăm munca și a avut un impact foarte pozitiv asupra predictibilității noastre. Drept urmare, peste câteva luni, am atins exactitatea predicției de succes a proiectului până la aproximativ 81% (2018).

După cum am menționat anterior, este important să colectați doar datele care vă ajută să luați decizii inteligente. Ar putea fi tentant să colectați toate informațiile de acolo, deoarece nu ați ști niciodată când ceva ar putea deveni util. Aceasta este o greșeală pe care o fac multe companii, ceea ce le face incapabile să ofere informații strategice. Puteți avea un set de 100 de KPI care nu oferă informații și 10 care vă ajută cu adevărat să creșteți. Acesta este motivul pentru care ne străduim în mod constant să facem sistemul nostru clar și simplu, eliminând toate sursele de date care par neutilizate sau inutile.

De exemplu, dacă doriți să definiți nivelul de satisfacție al clienților companiei dvs., ar putea fi foarte mulți factori diferiți. În trecut, drumul nostru a fost să urmărim multe dintre acestea, inclusiv să vorbim cu directorii noștri sau să ghicim dacă un anumit client este satisfăcut pe baza tonului lor de comunicare etc. fără cunoștințe acționabile deloc.

Astăzi, tot ce facem pentru a măsura satisfacția clienților este un sondaj NPS trimestrial, care a înlocuit toate celelalte API-uri. Ori de câte ori notăm mai puțin de 9 de la un client, lucrăm la îmbunătățirea satisfacției acestora pentru un trimestru întreg și apoi le cerem din nou să vadă dacă există vreo îmbunătățire. La sfârșitul primului trimestru 2019, scorul nostru general NPS era de 68,5 - mult peste media industriei (24 pentru servicii IT, 61 pentru industria tehnologică). Practic înseamnă că clienții noștri sunt mai mult decât mulțumiți, pe care nu i-am cunoaște cu adevărat fără NPS.

Pentru a rezuma, introducând o strategie de gestionare a datelor, am reușit să îmbunătățim aproape fiecare proces de strategie la Netguru, inclusiv:

  • creșterea predictibilității „bancului nostru” pentru lunile următoare;
  • îmbunătățirea capacităților de recrutare, de la definirea grupului de talente de care am avea nevoie în viitorul apropiat la echilibrul corect al vechimii personalului;
  • îmbunătățirea exactității analizei noastre regulate de fluxuri de numerar ca parte a asigurării unei creșteri financiare sănătoase;
  • si multe altele.

A fi capabil să „vedem” până acum în viitorul nostru ne oferă un confort de neegalat în ceea ce privește planificarea activității noastre și a viitoarelor noastre sarcini. După primele 9 luni de operare în cadrul acestei strategii, am reușit să creștem predictibilitatea proiectelor cu 102%. A avut un impact direct asupra creșterii noastre și ne-a ajutat să rămânem pe poziția de lider pe piață. În cele din urmă, a fost apreciat și de clienții noștri, deoarece am putut furniza servicii de înaltă calitate în termenul scontat.

Evident, nu va fi niciodată un loc de muncă complet. Îmbunătățirea constantă și verificarea reprezintă o necesitate pentru ca acest sistem să funcționeze corect. În caz contrar, ne-am găsi cu o grămadă de predicții inexacte, neputând reacționa înainte de a fi prea târziu.

Unele dintre capcanele pe care trebuie să le aștepți și să te pregătești pentru:

  1. Datele sunt întotdeauna la fel de bune ca procesele și oamenii din spatele ei. Rămâneți la curent cu faptul că informațiile pe care le vedeți nu vor reprezenta niciodată pe deplin realitatea.
  2. Adevărul din spatele datelor se schimbă în timp. De exemplu, calificarea de plumb ar putea deveni mai strictă, ceea ce înseamnă că veți vedea mai puține oportunități, dar fiecare dintre ele ar fi de o calitate superioară. Același lucru este valabil și pentru valoarea conductelor și creșterea prețurilor.
  3. Companiile cu creștere mare precum Netguru se schimbă rapid. Este greu să folosiți date pentru a compara numerele YY, deoarece în principiu compari diferite companii.

Dacă vă interesează să citiți mai multe despre modul în care ne-am îmbunătățit predictibilitatea managementului de proiect între 2017 și 2018, consultați acest studiu de caz postat pe blogul nostru.

Și mult noroc!

***

Nu ne vom opri aici. Următorii pași la Netguru sunt:

  • Dezvoltarea competenței analitice de specialitate;
  • Simplificarea sistematică a întregului ecosistem pentru a face managementul său mai ușor și eficient din punct de vedere al costurilor;
  • Aplicarea algoritmilor Machine Learning la datele colectate pentru a îmbunătăți toate cele de mai sus.