Evadează tirania listei de activități: cum să-ți planifici prioritățile, nu timpul

Publicat inițial pe JOTFORM.COM

Construirea unei companii creează un program ocupat. Nu există aproape nicio modalitate de a o evita.

Dar cred că am fost învățați să ne gestionăm timpul incorect.

Din momentul în care avem teme, practică de fotbal sau lecții de pian, aflăm că managementul timpului înseamnă prioritizarea a ceea ce este în programul nostru.

Cu toate acestea, după cum spune Stephen Covey, cheia este să ne programăm prioritățile.

Cercetările arată că doar 17% din populație poate estima cu exactitate cât timp va necesita o sarcină.

Aceasta este cunoscută sub numele de falia de planificare sau „prejudecăți pozitive”, ceea ce ne conduce la o subestimare considerabilă a cât timp avem nevoie pentru a finaliza fiecare sarcină. De exemplu, am putea aloca trei ore pentru a scrie o prezentare, apoi să ne dăm seama că numai cercetarea va dura patru.

Într-un studiu al Universității din Waterloo asupra prejudecății pozitive, participanții au demonstrat falimentul de planificare, oferind aceleași estimări de timp pentru scenarii de lucru realiste (care includ în mod inevitabil pauze, provocări și distrageri), așa cum au făcut-o pentru cele mai bune cazuri.

Se pare că de multe ori nu avem idee cât timp va dura o sarcină. Deci poate că ar trebui să încetăm să estimăm cu totul.

La compania mea, JotForm, aproape că nu atribuim termene de proiect. A produce o muncă excelentă contează mai mult pentru noi decât să bifăm o casetă „terminată”. Echipele noastre au libertatea de a încerca idei noi, de a explora tangențele și de a găsi soluții care funcționează pentru 4,3 milioane de utilizatori - fără a bifa ceasul.

Așa cum a spus fostul președinte al SUA, Dwight D. Eisenhower,

„Ceea ce este important este rareori urgent și ceea ce este urgent este rareori important.”

Conform unui program prescris (pe care rareori îl estimăm bine), putem cădea în aceeași capcană care vine cu listele de activități.

Verificarea unei liste interminabile de do-dos poate fi o modalitate tentantă de a evita munca importantă. Și dacă blocul de timp programat pentru o sarcină-cheie este prea scurt, ne-am petrecut deja ziua sclavizând o listă de verificare neesențială.

Cu toate acestea, îmi reamintesc constant că sarcinile pe care le evităm sunt de obicei cele mai importante - și cel mai probabil să ne ajute să atingem un nivel mai ridicat de productivitate.

Putem obține o stare de curgere - o perioadă intensă de concentrare, aproape meditativă, de concentrare - prin respectarea sarcinilor critice. Dar este mai puțin probabil să experimentăm fluxul în condiții de timp stricte.

Totuși, nu ar trebui să renunțăm complet la gestionarea timpului.

În loc să ne bazăm pe o listă de activități sau să estimăm în mod inexact blocurile de timp, putem programa ziua pentru a atinge performanțele personale de vârf.

Iată trei moduri de testare a acestei abordări pentru tine.

Pasul 1: Prioritizarea importantă, mai degrabă decât programarea urgentă

„Nu există niciodată suficient timp pentru a face totul, dar există întotdeauna suficient timp pentru a face cel mai important lucru.” - Brian Tracy

Deși s-ar putea să vă simțiți descurajant să vă lăsați programul deschis schimbărilor de energie, acesta este un aspect crucial pentru atingerea performanțelor maxime. Dar înainte de a-ți putea gestiona performanța, trebuie să știi ce trebuie să acorde prioritate.

Eisenhower a înțeles diferența dintre sarcinile importante și cele urgente. El a dezvoltat chiar matricea decizională Eisenhower pentru a face distincția între sarcinile care necesită atenție imediată și cele care au nevoie de timp - o distincție care ne poate răsturna productivitatea atunci când neînțelegem.

Matricea decizională (care a fost popularizată și de Stephen Covey) are patru cadrane. Fiecare cadran reprezintă o modalitate de a califica sarcinile.

Sursa: Rutger W. Quak

Primul cadran este cadranul de criză, unde sarcinile sunt atât urgente cât și importante. Trăirea în Cadranul 1 poate duce la stres, arsuri și alte probleme.

Covey sugerează că persoanele care își petrec cea mai mare parte a timpului în Quadrant 1 vor găsi ajutor doar în Quadrant 4, unde sarcinile nu sunt importante sau urgente.

Quadrantul 3 reprezintă sarcini urgente, dar care nu sunt importante, cum ar fi o cerere de sondaj care expiră a doua zi. În acest cadran, putem greși urgența pentru importanță, iar sarcinile se bazează, de obicei, pe așteptările și prioritățile altor persoane. Acesta este un loc periculos care vă poate pierde rapid timpul.

În cele din urmă, Quadrant 2 include sarcini importante, dar care nu sunt urgente. După cum spune Covey, „Cadrantul 2 este inima unui management personal eficient.”

Muncitorii cu adevărat productivi au grijă de sarcinile Quadrant 1, dar se concentrează pe Quadrant 2. Aici, ne gândim cu oportunitate, gândim preventiv și ne acordăm spațiul pentru a finaliza lucrările care contează.

Folosind matricea pentru a defini sarcinile noastre, putem începe să înțelegem cât de mult se concentrează, mai degrabă decât timpul, fiecare proiect merită. După cum spune Covey, „provocarea nu este să gestionăm timpul, ci să ne gestionăm pe noi înșine”.

Cu alte cuvinte, înțelegerea propriei noastre capacități de a lucra productiv la o sarcină este mai utilă decât programarea duratei acesteia.

Pentru mine, antrenarea noilor echipe este o sarcină importantă, dar nu urgentă a cadranului 2. Când creăm o echipă nouă și inter-funcțională formată din 4-5 persoane, acestea sunt confuze și nu au direcție. Am aflat că dacă îi lăsăm în pace, munca lor este adesea împrăștiată și sub-optimă.

Dar, dacă programez chiar ședințe săptămânale de 15 minute pentru a discuta proiectele lor, pentru a oferi direcții și pentru a explora modul în care lucrările lor contează pentru companie, ele devin rapid coezive și productive.

Pasul 2: Gestionați-vă vârfurile

După ce știi să identifici sarcinile esențiale, poți strategia cum să obții performanțe maxime. Aici ne putem valorifica nivelul de energie naturală.

Cu toții știm când curge munca. Pereții cad, suntem concentrați profund, iar munca noastră ne fascinează; acesta este ideal. Evident, nu putem ignora sarcinile urgente (și uneori monotone) care mențin companiile noastre în funcțiune, dar putem recunoaște atunci când lucrăm în timp angajat în comparație cu timp neangajat.

Când ne angajăm și ne ocupăm de proiecte importante în timpul orelor de vârf, de obicei suntem dispuși să lucrăm mai mult și experimentăm mai puține pierderi pe parcurs. Minimizarea timpului nostru nejustificat ne poate spori și energia și conducerea.

De exemplu, un studiu realizat de Dale Carnegie a constatat că companiile cu angajați angajați îi depășesc pe cei fără 202%.

Penelope Trunk, un remarcat antrenor de carieră și co-fondator al Quistic, sugerează chiar că ne putem împărți timpul în funcție de ceea ce ne place să facem și de ceea ce nu.

Împărțirea zilei dvs. este o modalitate excelentă de a spori productivitatea. Folosiți sarcinile de care vă bucurați ca recompensă pentru completarea celor care nu vă interesează. Și dacă trec mai departe, mergeți mai departe - petreceți cât puteți să faceți ceea ce vă place, deoarece aceste activități se încadrează probabil în Quadrant 2.

Cu toate că nu putem ignora ceea ce nu ne bucurăm, de multe ori putem decide când o facem. Momentul unui proiect poate reprezenta până la 20% din variațiile de performanță cognitivă. Știința dovedește că există motive pentru care ai putea zdrobi o sarcină dificilă la 10 dimineața, dar te chinui să ajungi la linia de sosire la 15:00.

Potrivit lui Daniel Pink, 75% dintre oameni își trăiesc zilele în trei etape: un vârf, un jgheab și o perioadă de recuperare. Celelalte 25% o experimentează invers: recuperare, jgheab, apoi vârf. Urmărind etapele noastre zilnice, ne putem descoperi propriile ore de maximă performanță.

Creează o foaie de calcul și înregistrează-ți nivelurile de energie pe parcursul zilei. Urmărește-ți modul în care creativitatea, concentrarea și interesul redus și fluxul, apoi caută tipare pe parcursul săptămânii.

După ce ați definit orele de vârf, sunteți gata să valorificați acele ore prețioase.

Pasul 3: alegeți strategia

Rețineți că rolul dvs. profesional poate afecta și modul în care lucrați. Paul Graham consideră că există 2 tipuri de programe: programul producătorului și programul managerului.

Programul unui manager este condus de întâlniri. Managerii operează de obicei în perioade mai scurte de timp, cu calendare punctate de întâlniri dese.

Producătorii, precum scriitorii și programatorii, se luptă de obicei să fie productivi cu programul managerului. Au nevoie de bucăți mari de timp (ore, dacă este posibil) pentru a se adânci în munca lor și pentru a rezolva problemele creative.

Dacă vă așteptați să păstrați programul unui manager, dar lucrați cel mai bine cu programul producătorului, Graham sugerează crearea de ore de birou care vă permit să trăiți în ambele lumi.

Dacă sunteți îndeplinit de programul unui manager, dar căutați timp suplimentar, luați în considerare implementarea unei marje de întâlnire. Pentru fiecare întâlnire programată, construiți în 15 minute în plus pentru voi. Aceasta poate fi, de asemenea, o modalitate excelentă de a prelua sarcinile urgente fără a le permite să le taie în cele importante.

La JotForm, încercăm să păstrăm programul producătorului, dar recunosc că trebuie să am un calendar hibrid. Construiesc orele de gestionare după-amiaza și lucrez ca un producător în prima jumătate a zilei. Asta când blochez în timp sacru pentru o muncă profundă.

Programarea zilnică, săptămânală sau lunară a sesiunilor de lucru focalizate vă asigură că aveți întotdeauna spațiu pentru a funcționa bine.

Ați putea încerca, de asemenea, un sistem de planificare precum The Da Vinci Schedule, care fluctuează între hardcore hard work și soft deeper sau să construiți un program mai personalizat cu 3 zile complete de lucru concentrat.

Orice ai alege, asigurați-vă că acordați prioritate propriilor ore de vârf și lucrărilor care contează, nu ceea ce vă poate dicta lista de activități.

Există foarte puțin trafic pe kilometrul suplimentar

Atunci când valorificăm propriile ore de vârf, este probabil să producem o muncă de calitate mai înaltă și mai consistentă. În plus, putem să vă conectăm ore suplimentare (când este necesar) fără să se ardă.

Nu uitați că orele dvs. de vârf s-ar putea schimba și în timp. Produsul care ți-a încărcat excesiv luna în urmă ar putea să îți scutească bateria luna viitoare. Așadar, încearcă să rămâi în ton cu nivelul tau de energie și onorează aceste schimbări naturale.

Evaluează, reajustează și continuă să avansezi.

Ai putea fi uimit de ceea ce poți realiza.