Îmbunătățirea productivității prin folosirea calendarelor și a OKR-urilor personale

Toată lumea vrea să devină productivă

Când un mentor al meu, Navid Nathoo, i-a făcut o cerință să-mi facă un program, imediat am crezut că este o idee groaznică. Personal, m-am simțit de parcă de multe ori apar lucruri în viața de zi cu zi neplanificată. Uneori, prietenii mei își făceau planuri de ultimă oră, sau mi-ar fi dor de autobuzul meu sau se întâmplă ceva care mă face să nu vreau să fac tot ce îmi plănuisem. Ca mulți alții, am încercat cândva să creez un program și să mă conformez, dar până la urmă am renunțat. Navid insistă că crearea unui program ar putea contribui la creșterea productivității și la răspunderea mea și că ar trebui măcar să încerc o altă încercare, dar de data aceasta cu unele iterații.

Încercare 1: am petrecut 3 ore creând un program zilnic pentru luna mai. Am planificat toate detaliile zilei mele, de la spălarea dinților la mâncare. Nu a mers; Am căzut în mai puțin de 6 ore.

Încercare 2: am generalizat unele sarcini din program și am șters unele sarcini prea specifice din programul meu. De data aceasta am reușit să rămân pe pista o zi înainte să cad din nou.

În acest moment am observat un model; cu cât am făcut mai mult sarcinile din programul meu și timpul mai flexibil pe care l-am adăugat în fiecare zi, m-a ținut pe drum mai mult timp.

Încercarea 3: De această dată, mi-am făcut programul prea general și am simțit că programul meu nu mă avantajează și nu face nimic pentru a mă ține pe cale.

Încercarea 4: în sfârșit am simțit că am găsit un echilibru între sarcini generale și specifice și am adăugat o cantitate adecvată de timp flexibil, dacă ar fi nevoie.

Am observat că Dacă trebuia să actualizez sau să-ți modific programul în fiecare zi, fie ca urmare a unei schimbări bruște de planuri, fie pentru că sarcinile din ziua precedentă trebuiau împinse înapoi, era un semn că programul meu era prea specific sau pur și simplu nu am avut suficient timp de flex. De asemenea, mi-am dat seama că timpul de flexibilitate a făcut ca timpul meu de plăcere să fie învechit, pentru că atunci când am avut nevoie să-mi folosesc timpul de flexibilitate, pentru că am ucis prea mult timp făcând ceva distractiv. Așa că mi-am șters tot timpul de plăcere, am folosit timpul rămas flexibil al zilei ca timp de plăcere.

Atunci a avut sens. A rămâne productiv și pe cale nu este vorba despre micromanage și, cu siguranță, nu este vorba despre lăsarea sarcinilor incomplete sau neîmplinite. Este vorba despre realizarea unui echilibru între sarcinile generale și specifice, între viața personală și publică, între plăcere și muncă. Este vorba despre a avea atât flexibilitate, cât și focus, și totuși compromiși pentru schimbările neașteptate din viața ta. În esență;

Productivitatea este despre echilibru, flexibilitate și focus.

Aș putea alege să lucrez toată ziua fără niciun joc. Asta m-ar face mai productiv?

Da.

Cel puțin din punct de vedere tehnic. M-aș simți ca s #!%, Dar aș fi productiv. Dar care este sensul de a fi productiv? Presupun că orice om ai dori ca productivitatea să te facă să te simți fericit, așa că modelul de mai sus nu ar învinge singur? În scenariul de mai sus, presupunerea precondiționată este aceea că munca și productivitatea sunt același lucru. Modul in care vad eu,

Productivitate ≠ Muncă

Aș putea continua să explic de ce alegerea liniei de lucru potrivite ar putea schimba acest lucru, dar acesta este un alt subiect. Pentru recapitulare, productivitatea nu este vorba de muncă, ci de echilibru. Echilibrarea muncii și a jocului este deja un pas către productivitate. Atuul care se asortează bine cu echilibrul este flexibilitatea. Ca acest plimbator contorsionist.

Dar flexibilitatea? Dacă o să fiu flexibil, de ce să mă deranjez crearea unui program?

Flexibilitatea nu înseamnă că evită responsabilitățile sau este atât de slabă încât să îți împingi permanent sarcinile mai târziu. Pune simplu,

Flexibilitate ≠ Slăbiciune

Flexibilitatea înseamnă să poți face față și să compensezi o schimbare în viața ta.

Atunci când nu vi se cere să fiți flexibili, trebuie să practicați autoreținerea și să vă concentrați.

Focalizarea, combinată cu echilibrul și flexibilitatea îți oferă posibilitate de aplicare; abilitatea de a mări atât detaliile mici sau de a mări pentru a face o imagine mai mare. Focusul și, prin urmare, productivitatea, este posibilă prin înțelegerea dvs. înșivă; ce vrei, de ce vrei, cum lucrezi, părtinirile tale etc.

Atunci când creați o programare, focalizarea dvs. ar trebui să fie holistică, dar atunci când efectuați sarcinile din programul dvs., focalizarea ar trebui să fie mărită. Acestea fiind spuse, accentul nu înseamnă să vă așezați și să lucrați la același lucru timp de 6 ore, dar dacă asta funcționează pentru tine, apoi dă-te afară. Ceea ce am găsit, este asta

Focus ≠ Asiduitate

Focalizarea înseamnă să fii intenționat în ceea ce faci și să fii ascuțit, atent și atent pentru a-ți maximiza productivitatea. Multe studii, articole și opinii de genul acesta consideră că accentul este corelat cu somnul, care la rândul său este corelat cu productivitatea.

Nu am menționat nimic despre timp.

Majoritatea oamenilor sunt obișnuiți cu gândul că productivitatea arată ca ceva

  1. Muncă / Timp = Productivitate
  2. Focus * Energie * Timp = Productivitate
  3. Ieșire / intrare = Productivitate

Ultima nu se aplică nici măcar oamenilor.

Cred că este important să ne amintim că timpul este relativ, atât literal, cât și metaforic. De ce altfel s-ar părea că vremurile bune zboară repede, în timp ce vremurile plictisite sau cele rele par să dureze extrem de mult? Având în vedere acest lucru, va fi mai ușor de acceptat, nu putem face nimic pentru a opri timpul să nu ne lăsăm în praf și, prin urmare, productivitatea nu ar trebui să aibă nimic de-a face cu timpul, altfel riscăm să pierdem productivitatea pe măsură ce pierdem timpul. Într-o linie, productivitatea nu este o funcție a timpului; Este o funcție a stării tale.

Nivelurile de productivitate nu ar trebui să fie cuantificate matematic mai ales dacă vorbim în termeni de productivitate personală. Productivitatea este în final sentimentul împlinirii și toată lumea se simte împlinită la diferite niveluri. Șeful tău ar putea crede că ai făcut mult mai puțin decât simți că ai terminat.

Pe lângă program, am descoperit recent tehnica OKR de productivitate. În esență, tehnica OKR separă toate sarcinile în două secțiuni:

  1. Obiective
  2. Rezultate cheie

Ideea obiectivelor este simplă; obiectivele sunt adesea date de superiori într-o poziție mai sus. Însă, în scopul autoreglementării, am constatat că obiectivele sunt esențialele realizări importante ale vieții. Acestea vor varia de la o persoană la alta, dar unele dintre ale mele includ

  1. Păstrați 80% top 6 media (pentru U de Waterloo condiționat)
  2. Loviti 10% grasime corporala la 140 kg
  3. Obțineți muncă plătită sau stagiu

Estimăm că obiectivele durează 1 - 3 luni până la finalizare, dar presupun că am ceva care să mă țină la răspundere și să mă orientez spre obiectivele respective.

Acolo apar rezultatele cheie.

Rezultatele cheie sunt, în esență, pașii către îndeplinirea unui obiectiv. De exemplu, dacă aș dori să păstrez o medie de 80% în top 6, ar trebui să mă descurc bine cu sarcina mea de performanță culinară a datelor și statisticilor (CPT). Pentru a merge bine cu CPT-ul meu, va trebui să fac o punte de prezentare cu bombe @ $$; deci acesta este rezultatul meu cheie. Pentru a face o punte de prezentare foarte bună. Sau să spunem că obiectivul meu este să obțin un loc de muncă. Pentru a obține o slujbă, va trebui să depun o cerere, astfel încât completarea cererilor de locuri de muncă sunt rezultatele mele cheie. Rezultatele cheie necesită o medie estimată de 3 zile pentru a fi bifat.

Am mai spus-o, dar urăsc să stau și să lucrez la același lucru mai mult de 5 sau 6 ore. De cele mai multe ori sunt întrerupt în acele 5 sau 6 ore. Răspândirea KR-urilor pe parcursul a câteva zile, de asemenea, păstrează ideile și mentalitatea proaspătă și nu se simte deloc exagerat.

Separarea obiectivelor de rezultatele cheie mă face să mă simt ca fiecare rezultat cheie pe care îl finalizează îmi aduce un pas mai aproape de finalizarea unui obiectiv. Aceasta îmbunătățește semnificativ productivitatea. Țin Os și KR pe două liste de verificare separate pe Keep. Am conectat programele și listele de verificare OKR prin desemnarea unei porțiuni din ziua mea care lucrează la KR-uri în general, nu a KR-urilor specifice, deoarece KR-urile sunt de obicei verificate de pe listă relativ rapid. Menținerea generală înseamnă, de asemenea, că aș putea lucra la orice KR pe care am simțit-o ca la vremea respectivă și atât timp cât îmi doresc, păstrând totuși productivitate maximă, deoarece scopul fiecărui KR este să conducă la o O.

OKR-urile au funcționat atât de bine încât le-am legat și de obiectivele de viață / lista de găleată, astfel încât KR-urile> Os> LG-urile. Multe miliarde de companii precum Google, Intel și Twitter au adoptat OKR-urile ca parte a strategiei de conducere și dezvoltare.

Unele companii care folosesc OKR-uri

M-am uitat în ea și se dovedește că există o mulțime de urmăriri și de sprijin de la site-uri ca acesta.

Cheie de luat cu cheie

  1. Un program, realizat corect, este diferența dintre munca productivă și munca grea
  2. Productivitatea este despre echilibru, flexibilitate și focus
  3. OKR-urile reprezintă o modalitate excelentă de a separa „Unde vreau să fiu?” De „Cum ajung?”, Păstrându-vă totodată productivitate și responsabilitate.

Până acum, acest program și lucrurile OKR mi-au sporit productivitatea, făcându-mă să mă simt ca și cum aș atinge obiective și mă țin la răspundere cu privire la obiectivele mele. Aștept că va trebui să fac mai multe iterații pe măsură ce viața mea se schimbă, așa că abia aștept să văd unde merge acest lucru.