Echipa de documentare: modul de delegare a sarcinilor

de ClickHelp - cel mai bun instrument de creare a ajutorului

Este timpul să acceptați faptele: nu puteți face totul singur. Oricât de priceput și orientat spre sarcini, poate juca mai multe proiecte simultan. Trebuie să îi lași pe alții să te ajute și să-ți iei o parte din presiune de pe umeri.

Cu toate acestea, delegarea sarcinilor nu este atât de simplă pe cât poate părea. Trebuie să găsiți un scriitor tehnic perfect pentru job, astfel încât rezultatul să fie prin excelență. De exemplu, dacă sunteți apăsat timp, căutați scriitorul cu cea mai mică sarcină de muncă și cea mai rapidă viteză de lucru.

Dar, cel mai important, trebuie să evitați căderea într-una dintre aceste două capcane: micromanierea întregului proces de documentare a utilizatorului sau eșecul în a vă supraveghea în mod corespunzător echipa.

Acest articol vă va învăța cum să evitați să fiți prinși într-unul din acele scenarii.

Bazele delegării

Trebuie să înveți cum să atribui sarcini clare echipei tale, să exprimi așteptările și să stabilești termene. De asemenea, trebuie să implementați un sistem de urmărire care vă permite să acordați autonomie persoanei care finalizează sarcina, în timp ce încă o puteți supraveghea.

Totuși, nu vă înțelegeți greșit. Încă faceți parte din procesul de lucru și trebuie să vă puneți la dispoziție pentru echipa dvs., în cazul în care apare orice întrebare. Documentația utilizatorului poate lua o mulțime de forme complexe, în funcție de subiect sau de intenția din spatele conținutului, astfel încât este foarte posibil să fiți nevoiți să alocați două sau mai multe persoane pe acel proiect.

Este destul de important pentru un manager să știe care sunt capacitățile echipei sale. Încercați să folosiți postarea noastră pe blog despre abilități cheie pentru scriitorii tehnici pentru a vă analiza propria echipă. Este întotdeauna util să păstrați această imagine în mintea unuia.

Cei cinci pași de delegare

Iată câteva lucruri care vă pot ajuta să ușurați procesul de delegare și să evitați orice inconveniente.

  • Sarcinile sunt individuale: atunci când spuneți echipei dvs. ce trebuie să facă, este mai eficient să atribuiți fiecare sarcină unei persoane direct și să verificați dacă toată lumea se află pe aceeași pagină. Oferiți instrucțiuni clare și precise, astfel încât să își poată îndeplini sarcinile. De exemplu, o persoană este responsabilă pentru scrierea de subiecte noi, alta pentru realizarea de videoclipuri tutorial și așa mai departe.
  • Dă-le o imagine mai mare: este întotdeauna mai ușor să lucrezi la ceva dacă știi care sunt obiectivele. Mai ales când vorbim despre o sarcină complexă, cum ar fi crearea unei baze de cunoștințe, fiecare membru al echipei ar trebui să fie conștient de rezultatele pe care trebuie să le dea.
  • Dați termene și respectați-le: este foarte important să spuneți echipei dvs. încă de la început cât timp pot lucra la ceva. Explicați importanța predării la timp a activității lor în corelație cu alte procese ale afacerii dvs.
  • Utilizați rapoarte periodic: Când delegați, nu participați activ la finalizarea fiecărei sarcini, dar trebuie să aveți o idee despre ceea ce se întâmplă. Cel mai bun mod de a face acest lucru este să solicitați membrilor echipei să furnizeze rapoarte despre starea lor de muncă. Ca atare, puteți avea o imagine de ansamblu a procesului și puteți interveni ori de câte ori trebuie, permițându-vă astfel să vă mențineți în planul de documentare.
  • Spune-le cum pot să te contacteze: În mod ideal, o întâlnire săptămânală nu ar trebui să fie singura șansă ca echipa ta să interacționeze cu tine. Ei trebuie să știe că, în cazul în care apare ceva, pot pune rapid stăpânire pe tine.

Este necesar să menționăm că păstrarea majorității acestor informații într-un singur loc este o idee minunată. Așadar, gândiți-vă la crearea unui plan de documentare pentru a oferi angajaților ceva la care să facă referire.

Acordați o atenție suplimentară mediului de lucru - asigurați-vă că aveți toate instrumentele potrivite pentru o delegare mai bună și mai rapidă. O mulțime de instrumente de creare a ajutorului conțin funcții care îmbunătățesc fluxul de lucru al echipei și permit delegarea mai eficientă a sarcinilor, la fel ca funcțiile de lucru în echipă din ClickHelp.

Este vorba despre încredere

Delegarea nu înseamnă că managerul nu lucrează la nimic. Are mai mult de-a face cu rezultatul final în sine.

Există un nivel de încredere care trebuie să existe între delegați și echipa lor. Nici o tehnică de management nu poate înlocui asta.

Mult noroc cu scrisul dvs. tehnic!
Echipa ClickHelp

Publicat inițial la clickhelp.co.