O listă tactică a modului de a vă planifica zilele, săptămânile și proiectele

2017 a fost un an bun pentru mine la serviciu. Cel mai important mod în care am putut să mă nivelez a fost în procesul de planificare, execuție și revizuire. După ani de zile în care am înțeles cu o mulțime de metode de productivitate diferite, am aterizat pe un sistem de jurnale cu buline, care mă ține concentrat pe sarcinile potrivite pentru timpul potrivit.

Vreau să vă arăt cum planific totul la începutul zilei, săptămânii și cum îmi structurez ciclurile proiectului. Veți observa că este un stil distinctiv, minimalist, diferit de o mulțime de buletine de jurnal pe care îl veți vedea pe Facebook și Instagram. Acest lucru este intenționat, deoarece știu că, dacă petrec mult timp pentru a arăta frumos, voi cheltui mai puțin timp lucrărilor reale pe care le scriu.

Imaginea de ansamblu

Fiecare lună începe cu o singură pagină care listează toate datele, evenimentele, proiectele și termenele importante. Vreau să-l păstrez simplu, pentru a putea vedea totul rapid și clar.

Am secțiuni pentru evenimente și zile de naștere, proiecte de lucru, agitații laterale și dezvoltare. Alături de fiecare sarcină sau punct de reper este o casetă de selectare care se corelează cu numărul de ori trebuie să fie finalizat, de exemplu două căsuțe pentru două videoclipuri noi YouTube.

Vei observa că nu există niciun fel de sarcină sau planificare în legătură cu niciun obiectiv, iar acest lucru este intenționat. Se datorează faptului că planificarea pentru toate aceste lucruri se întâmplă în procesul săptămânal și zilnic sau în lotul de proiect căruia i-a fost atribuit. Această pagină este doar pentru imaginea mare.

Lună dintr-o privire

Planificarea săptămânii

Planific săptămâna cu o altă foaie care prezintă agenda zilnică pentru întâlniri, termene și evenimente. Din nou, este foarte simplu, așa că mă pot concentra asupra lucrărilor. Pe o pagină sunt cele 10 blocuri ale mele (mai multe pe următoarea) și pe următoarea este agenda de zi cu sarcini de top.

Fișă săptămânală a blocurilor de timp și a agendei

Planificarea zilei

Îmi plănuiam ziua cu un grafic cu bare și, în timp ce îmi plăcea foarte mult sistemul respectiv dintr-un stil vizual, am descoperit că în cea mai mare parte se completează doar spațiul din notebook. Unul dintre animalele mele de companie pe caiete este pierderea de spațiu, așa că am eliminat încet acest sistem pentru o simplă agendă. În acest fel văd întâlnirile, termenele și sarcinile echipei pe care le am la un moment dat, fără să am bucăți mari de spațiu pierdut.

Următoarea și cea mai importantă parte a zilei sunt sarcinile mele de top. Acestea se găsesc în partea dreaptă a paginii și am voie să pun doar 3-5 sarcini pe zi. Acest lucru garantează că pot să pun timp specific și să mă concentrez asupra acestor sarcini. Fiecare zi trebuie să înceapă să cercetez sarcinile mele de top și apoi să înceapă să lucrez la îndeplinirea lor.

Întrucât mulți dintre coechipierii mei sunt în spatele meu în zonele orare și tind să încep munca timpurie, mă pot baza pe 1-2 ore de focalizare neîntreruptă pentru sarcinile mele de top. Orice lucru care nu este completat în acel bloc este acordat după o oră sau două de timp concentrat după-amiaza, în funcție de ce s-a întâmplat altceva în zi.

Agenda zilnică și sarcinile de top

Dacă sarcina face parte dintr-un proiect mai mare la care lucrez, este de obicei un tip de sub-sarcină legată de reperul general. În imaginea de mai sus, noua etapă a etapelor de facturare este un exemplu bun. Este o parte mai mică a proiectului la bord. Scrierea noilor pași și a opțiunilor de facturare va dura câteva ore, iar săptămâna aceasta am făcut cea mai mare parte de luni, apoi am migrat sarcina spre marți pentru finalizare.

Pentru simbolurile sarcinii, folosesc metoda originală Bullet Journal creată de Ryder Carroll, care sunt:

● Sarcină nouă
✱ Sarcină importantă
✖︎ Sarcina finalizată
▶ ︎ Sarcină migrată pentru ziua următoare

Motivul pentru care îmi place să-mi păstrez toate sarcinile de top într-o singură coloană pentru săptămână, este faptul că mă ajută să urmăresc ce sarcini sunt efectuate și care sunt împinse. Acest lucru poate părea evident, dar atunci când o sarcină se află pe aceeași coloană și aceeași pagină și trebuie să continui să o scrii, atunci mă determină să pun întrebări dificile de ce continuu să o elimin. Scrierea ei pe o nouă pagină are destulă prospețime pentru a putea fi încadrată ca nouă pentru ziua respectivă, dar păstrarea ei în aceeași pagină înlătură acel pic de truc mental.

10 blocuri pe săptămână

Aceasta este partea mea preferată a planului săptămânal, atât în ​​ceea ce privește execuția, cât și disciplina. Am fost la duș într-o zi când m-am gândit: „Am preluat cu greu găleata de întâlnire săptămâna aceasta”. Mi-am dat seama că în fiecare săptămână, alocam, practic, timpul și sarcinile pe care le am în diferite găleți și nu îmi dădeam seama când ceva devenea complet duce la probleme cu limitele și ore suplimentare de lucru.

Întrucât gălețile sunt greu de desenat și ocupă mult timp, am început să folosesc ideea blocurilor de timp. Este chiar următoarea iterație a metodei graficului de bare pe care am folosit-o înainte. Dacă lucrez 40 de ore pe săptămână, am patru perioade de 10 ore pentru a mă angaja în proiecte și responsabilități diferite.

Seturi săptămânale, agendă și sarcini de top

Acum sunt în măsură să dictez care perioade de timp sunt în măsură să mă angajez pentru sarcini și responsabilități diferite și am un indicator literal atunci când ceva nu este în echilibru sau se apropie de timpul maxim blocat. Dacă mă întâlnesc luni și marți la întâlniri, care au folosit deja 75% din blocul respectiv, atunci ar trebui să spun nu unui 1: 1 cu un coechipier și să-l programez pentru săptămâna viitoare. Unele sarcini, cum ar fi asistența pentru clienți și proiectul de bord, au nevoie de mai multe blocuri, și este bine! Acestea sunt sarcinile mele cele mai importante și necesită cel puțin 50% din timpul meu concentrat.

Cicluri de proiect

Inspirația pentru asta vine din minunata postare a lui Basecamp despre modul în care își structurează munca și echipele. Este o practică pe care o urmăm și la ConvertKit și mă aflu în mijlocul uneia cu bordul.

Începutul unui ciclu de proiect de 6 săptămâni

Premisa ciclului este să petreci șase săptămâni pentru un proiect și să devii cu adevărat priceput să descoperi ce poate fi finalizat în acel timp. Prietenul meu Shawn Blanc a testat acest lucru în 2017 după ce a participat la un atelier Basecamp (Nathan Barry a mers și la unul) și și-a schimbat total afacerea. Iată ce spune Jason Fried în postare:

Înainte ca orice proiect să fie inclus într-un ciclu, ne-am gândit deja la ce credem că este versiunea de șase săptămâni. Nu includem planificarea în timpul ciclului - toată planificarea și luarea în considerare se întâmplă pe teren. Trebuie să se întâmple înainte ca munca să fie făcută de o echipă. Astfel, cele șase săptămâni sunt toate implementarea și execuția.

Ceea ce am descoperit este că abordarea unui obiectiv foarte mare pentru un an este un pic prea mare pentru a lucra. Am văzut toate un singur cuvânt, un singur obiectiv de discuție și de cercetare și are sens total. Doar că nu am reușit să-mi asum acest gen de angajament.

Ciclurile proiectului de 6–8 săptămâni sunt o modalitate excelentă de a progresa și de a expedia ceva într-un interval de timp care este întotdeauna tangibil și real. Pot planifica șase săptămâni și în fiecare săptămână se simte important, ceea ce înseamnă că fiecare zi contează. Mai mult decât atât și îmi este mai ușor să amân sau să amân la sarcini.

Final Takeeaways

Principalele practici pe care le-am dezvoltat de-a lungul anilor sunt specifice pentru mine, puteți găsi și altele care funcționează pentru dvs., sper că da! Adesea, noi luăm munca și practicile altor persoane ca bilet de aur pentru propria noastră productivitate, dar aceasta este doar jumătate din luptă. Scopul nu este să deveniți cealaltă persoană, ci să strângeți și să coaseți înțelepciunea colectată din arborele dvs. genealogic creativ într-o metodă care funcționează pentru voi! Acestea fiind spuse, cred că există patru principii care sunt cele mai importante în sistemul meu.

Întotdeauna o lucrare în desfășurare

Simplitate

Cu toții am văzut variante frumoase de jurnale cu buletine și clasamente și priorități complicate ale productivității. Eu personal nu cred în ele. Este mai bine să aveți un sistem de sarcini simplu care vă permite să consultați pe scurt ceea ce este important, astfel încât să puteți începe să lucrați la el. Orice altceva se ascunde sau întârzie.

Sarcini de sus pentru o singură coloană

Am făcut referire la acest lucru mai sus, o singură coloană de pe aceeași pagină mă ajută să urmăresc ce sarcini sunt efectuate și care sunt împinse. Când trebuie să continui să-l scrii, atunci mă determină să-mi pun întrebări dure de ce continuu să-l pun. Din nou, nu se ascunde sau se împinge către o pagină nouă.

Blocare pentru granițe

Mie mi-a plăcut să am acest lucru ca gabarit pentru săptămâna mea. Începe prin a spune unde trebuie să meargă timpul meu la începutul săptămânii, apoi să îl urmăresc pe măsură ce zilele progresează. Mi-a luat aproximativ o lună să spun cu exactitate ce sarcini trebuie să li se atribuie fiecare bloc și probabil că veți avea aceeași experiență. Să știi unde trebuie să te duci timpul este incredibil de valoros și am constatat că mă ajută să fiu mai disciplinat și în acel moment.

Recenzii despre sfârșitul zilei

Două motive pentru aceasta: primul este că mă face să evaluez unde am petrecut timpul și dacă am fost suficient de disciplinat în sarcinile și proiectele mele. Dacă nu, care este sarcina principală cu care trebuie să încep a doua zi?

Al doilea motiv este că revizuirea zilei înseamnă, în esență, închiderea zilei. Acest lucru este atât de important! În trecut nu am făcut acest lucru și îmi este foarte greu să-mi opresc modul de lucru. Dacă nu sunt în afara modului de lucru, atunci nu pot fi prezent cu familia sau nu mă pot culca la o oră rezonabilă, iar acest lucru este foarte important pentru mine.

Vă mulțumim pentru a citi povestea mea despre cum îmi planific și îmi execut săptămânile, zilele și proiectele! Dacă doriți să aflați mai multe despre modul în care lucrez și despre proiectele pe care le livrăm la ConvertKit, ați dori canalul meu YouTube de pe YouTube.com/MattRagland. Ne vedem acolo!